1. Describe claramente el producto o servicio
Una cotización debe explicar qué va a recibir tu cliente. En productos, identifica marca, modelo, cantidad y características importantes; en servicios, define actividades, alcance, entregables y aquello que no está incluido. Esto evita malentendidos y permite comparar ofertas con criterios similares.
2. Calcula todos los costos antes de decidir el precio
Considera compras, mano de obra, transporte, instalación, herramientas, viáticos, garantías, seguros y gastos administrativos relacionados. Para proyectos largos, contempla cambios de precios y reservas para imprevistos. El valor de venta no debe confundirse con la utilidad.
3. Entiende la diferencia entre margen y recargo
Si compras un equipo por $100.000 y lo vendes por $125.000, obtienes $25.000 antes de gastos e impuestos. El recargo sobre el costo es 25 %, mientras que el margen sobre la venta es 20 %. Esa diferencia importa al fijar metas de rentabilidad. Una empresa puede vender mucho y aun así quedarse sin recursos si no controla sus costos.
4. Comprueba precios publicados y disponibilidad
Investiga proveedores y conserva los enlaces y fechas de consulta. Verifica que el precio encontrado corresponda al mismo modelo, incluya las condiciones tributarias necesarias y esté disponible para entrega en la región. Una publicación de mercado es una referencia, no una promesa de precio futuro.
5. Revisa la situación tributaria del contrato
Verifica las responsabilidades que constan en el RUT, si tu producto o servicio está gravado con IVA y qué retenciones pueden aplicar. En contratación pública pueden existir contribuciones o estampillas adicionales vinculadas a una entidad o territorio. Consulta fuentes oficiales y valida las cifras con tu asesor tributario; ninguna tarifa sirve indistintamente para todos los contratos.
6. Presenta condiciones completas
Incluye fecha, identificación del emisor, nombre del cliente, descripción detallada, cantidades, valores unitarios, impuestos cuando correspondan, total, forma de pago, vigencia y plazos de entrega. Cuando la propuesta incluya instalación o soporte, explica garantías, exclusiones, visitas y condiciones técnicas. Un PDF con membrete permite dar una imagen más profesional.
7. Da seguimiento después de enviar
Una oferta no termina cuando se comparte el documento. Registra si está pendiente, enviada, aprobada o rechazada. Usa esa información para priorizar clientes y entender qué tipo de trabajo se convierte con mayor frecuencia en ventas reales. Evita insistir con mensajes masivos no solicitados; el seguimiento debe ser útil y respetuoso.
8. Calcula la utilidad y la caja por separado
La utilidad estimada considera ventas, costos y gastos que verdaderamente afectan el resultado. El dinero recibido puede ser inferior al total facturado por retenciones o anticipos; eso afecta la caja, pero una retención recuperable no necesariamente es un costo. Distinguir estas dos mediciones es esencial para planificar pagos a proveedores y personal.